Polityka prywatności i obowiązek informacyjny RODO
Meyn Polska Sp. z o. o.
§ 1 Definicje
- Administrator – Meyn Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Lęborku, ul. Sportowa 24, 84-300 Lębork, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem: 0000115418.
- Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa nadaje zdolność prawną, korzystająca z oferty Administratora lub zamierzająca z niej korzystać.
- Serwis – oznacza serwis internetowy prowadzony przez Administratora, dostępny pod adresem elektronicznym: www.meyn.pl.
§ 2 Postanowienia ogólne
- Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych Klienta korzystającego z Serwisu.
- Niniejszy dokument stanowi wypełnienie obowiązku informacyjnego spoczywającego na Administratorze zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej jako RODO.
§ 3 Administrator danych osobowych
- Administratorem danych osobowych Klientów Serwisu jest: Meyn Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Lęborku, ul. Sportowa 24, 84-300 Lębork, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem: 0000115418.
- Z Administratorem można kontaktować się w formie pisemnej na adres siedziby: ul. Sportowa 24, 84-300 Lębork lub w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej: poland@meyn.com.
§ 4 Inspektor ochrony danych
- Administrator nie wyznaczył Inspektora ochrony danych (dalej również jako: IOD).
§ 5 Zasady przetwarzania danych osobowych
- Administrator przetwarza dane osobowe Klientów będących osobami fizycznymi lub osób fizycznych będących częścią struktury Klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi posiadającymi osobowość prawną zgodnie z regulacjami RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 ze zm.) oraz przepisów wykonawczych. W dalszej części niniejszej polityki stosując sformułowanie „dane osobowe Klientów” Administrator odnosi się zarówno do danych osobowych Klientów jak i do danych osobowych osób fizycznych będących częścią struktury Klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi posiadającymi osobowość prawną.
- Administrator stosuje wymagane wymienionymi w § 5 ust. 1aktami prawnymi środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych i zabezpieczenie danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem przez osoby nieuprawnione, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą i zniszczeniem.
- Administrator oświadcza, że podanie danych osobowych, także w formularzach kontaktowych znajdujących się w Serwisie jest dobrowolne, ale może być konieczne dla korzystania z funkcjonalności Serwisu, nawiązania kontaktu oraz zainicjowania współpracy. Odmowa podania danych skutkować może brakiem możliwości obsługi, zrealizowania Zamówienia lub świadczenia usług na rzecz Klienta.
- Dane osobowe Klientów będą przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:
- świadczenia usług w oparciu o zawarte umowy, przygotowania do zawarcia umowyoraz realizacji Zamówień (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- marketingu bezpośredniego własnych usług i produktów będących prawnie uzasadnionym interesem Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- przyjmowania, rozpatrywania i odpowiedzi na reklamacje, skargi i wnioski oraz pytania Klientów, przetwarzania danych podanych przez Klienta w formularzu kontaktowym reklamacjach skargach i wnioskach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- archiwalnych (dowodowych) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, które są prawnie uzasadnionym interesem Administratora lub ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącymi realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej i w związku z przepisami takimi jak ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz ogółem przepisów regulujących zasady powstawania, ustalania oraz wygasania zobowiązań podatkowych jak i innych przepisów dotyczących zobowiązań podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- dopasowania treści stron internetowych do preferencji i zainteresowań Klientów, wykrywania botów i nadużyć w usługach, a także dokonywania pomiarów statystycznych i udoskonalenia usług (art. 6 ust. 1 lit. „f” RODO).
- Korzystając z usług Administratora zarówno za pośrednictwem Serwisu jak i poprzez inne formy kontaktu, także na wstępnym etapie ustalania warunków współpracy, Klienci powierzają Administratorowi swoje dane osobowe.
- Poza sytuacjami wyrażenia wyraźnej zgody przez Klienta Administrator uprawniony będzie także do przetwarzania danych osobowych Klientów celem podjęcia działań na żądanie Klienta, złożone jeszcze przed zawarciem umowy.
- Mając na uwadze zapewnienie indywidualnie dostosowanej oferty, a także w toku procedury zmierzającej do zawarcia lub wykonania umowy oraz w przypadku uzyskania wyraźnej zgody Klienta Administrator może stosować profilowanie rozumiane jako przetwarzanie danych osobowych polegające na ich wykorzystaniu do analiz lub prognoz dotyczących indywidulanych zainteresowań i preferencji Klienta.
- Administrator nie podejmuje decyzji wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych Klienta.
§ 6 Okres przechowywania danych osobowych
- Dane osobowe Klientów przechowywane będą przez Administratora w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez następujący okres:
- dane związane z realizacją Zamówień, prowadzeniem dokumentacji księgowej i podatkowej – przez 5 lat od zakończenia roku, w którym ich dokonano, chyba że dalsze ich przechowywanie uzasadnione jest terminem przedawnienia roszczeń bądź innymi przepisami prawnymi regulującymi m.in. zobowiązania podatkowe nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
- dane związane z realizacją działań marketingowych – do momentu zgłoszenia sprzeciwu przez Klienta;
- dane związane z celami archiwalnymi, przyjmowania, rozpatrywania i odpowiedzi na reklamacje, skargi i wnioski oraz pytania Klientów, przetwarzania danych podanych przez Klienta w formularzu kontaktowym reklamacjach skargach i wnioskach – przed okres niezbędny do realizacji wskazanego celu, nie dłużej niż okres przedawnienia roszczeń tj. przez 6 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego Zamówienia, okres ten ulega przedłużeniu o okres ewentualnego przerwania lub zawieszenia terminu przedawnienia.
- Dane Klientów co do zasady są przetwarzane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, z zastrzeżeniem istniejącego po stronie Klientów uprawnień do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Po skutecznym odwołaniu zgody w myśl zdania poprzedniego, Administrator przetwarzać będzie dane osobowe wyłącznie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Administrator oraz jakie mogą być kierowane w stosunku do Administratora.
- Okresy przetwarzania danych osobowych wymienione w § 6 ust. 1 niniejszej polityki mogą ulec modyfikacji w zakresie w jakim wymagać tego będą przepisy szczególne, np.: ustawa o rachunkowości.
§ 7 Udostępnianie danych
- Dane osobowe Klientów mogą być przekazywane podmiotom, którym Administrator powierza do przetwarzania dane osobowe na podstawie umów oraz podmiotom uprawnionym do uzyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
- Administrator przewiduje możliwość przekazania lub powierzania danych osobowych Klientów następującym podmiotom:
- dostawcom usług pocztowych oraz kurierskich,
- dostawcom usług i wszelkiego oprogramowania IT wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem,
- dostawcom usług w zakresie hostingu poczty elektronicznej,
- dostawcom usług prawnych,
- dostawcom usług księgowych,
- dostawcom płatności elektronicznych, bankom oraz innym instytucjom finansowym w zakresie realizacji płatności.
- Podmioty z którymi głównie współpracuje Administrator mają siedzibę w Polsce i innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
- W sytuacji, gdy jest to konieczne, Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG, takim dostawcą usług jak Microsoft, Google, którzy mają siedzibę poza terytorium EOG, z zachowaniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską. Dodatkowo, Administrator informuje, iż skorzystanie przez Klienta w Serwisie z wtyczek społecznościowych może wiązać się z przekazaniem danych osobowych poza terytorium EOG, gdzie znajdują się serwery mediów społecznościowych określonych w §9 Polityki prywatności.
§ 8 Prawa Klientów
- W związku z przetwarzaniem danych osobowych Klientowi przysługuje prawo dostępu do jego danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
- W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
- prawnie uzasadniony interes Administratora, Klientowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych;
- zgoda Klienta – Klientowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przez jej wycofaniem;
- zawarcie i wykonanie umowy lub przetwarzanie na podstawie zgody Klienta – Klientowi przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych.
- Klientowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
§ 9 Wtyczki społecznościowe
Celem prowadzenia Serwisu w sposób bardziej atrakcyjny i umożliwiający większą indywidualizację, Administrator umieszcza w Serwisie tzw. „wtyczki społecznościowe” pochodzące z następujących serwisów:
- Facebook – Serwis zawiera pola „Lubię to” lub „Podziel się” powiązane z serwisem Facebook (www.facebook.com), po skorzystaniu z któregokolwiek z w/w pól Klient zostanie przekierowany na stronę logowania serwisu Facebook albo stronę główną konta Klienta tego serwisu (jeżeli pozostaje zalogowany w serwisie Facebook). Polityka prywatności Facebook udostępniana jest indywidualnie przez ten serwis;
- YouTube – Serwis może zawierać filmy wideo udostępniane z serwisu YouTube (www.youtube.com). W związku z tym w Serwisie umieszczany jest kod odwołujący się do serwisu YouTube. Polityka prywatności serwisu YouTube udostępniana jest indywidualnie przez ten serwis;
- Instagram – Serwis zawiera odniesienie do serwisu Instagram. Korzystając z tego odniesienia Klient zostanie przekierowany na stronę logowania serwisu Instagram albo stronę główną konta Klienta tego serwisu (jeżeli pozostaje zalogowany w serwisie Instagram). Polityka prywatności Instagram udostępniana jest indywidualnie przez ten serwis.
§ 9 Polityka plików „cookies”
- Administrator informuje, że Serwis korzysta z tzw. plików „cookies” – niewielkich plików tekstowych zapisywanych przez przeglądarkę internetową oraz innych technologii do rejestrowania informacji o stronach odwiedzanych przez Klienta oraz o ich aktywności. Pliki „cookies” używane są w celu dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych. Używane są również w celu tworzenia anonimowych statystyk, które pomagają zrozumieć w jaki sposób użytkownik korzysta ze stron internetowych co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości, z wyłączeniem personalnej identyfikacji użytkownika.
- Pliki „cookies” nie gromadzą danych osobowych Klienta, nie zmieniają konfiguracji jego komputera, nie służą do instalowania bądź deinstalacji jakichkolwiek programów komputerowych, wirusów lub „trojanów”, nie ingerują w integralność systemu bądź danych Klienta, nie są przetwarzane przez inne serwisy internetowe i mogą być w każdym momencie usunięte przez Klienta.
- Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików „cookies” mogą być zbierane wyłącznie w celu wykonywania określonych funkcji na rzecz Klienta. Takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.
- Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza umieszczanie plików „cookies” na urządzeniu końcowym. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików „cookies” w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików „cookies” dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej) – dodatkowe informacje dostępne są na odpowiednich stronach przeglądarek Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera.
- Ograniczenie stosowania plików „cookies”, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie.
- Administrator korzysta z następujących rodzajów plików „cookies” i innych tego typu technologii, rozróżnianych z uwagi na:
- czas ich działania:
- sesyjne – pliki przechowywane w urządzeniu końcowym Klienta do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej i aplikacji lub wyłączenia oprogramowania;
- stałe – przechowywane w urządzeniu końcowym przez czas określony w parametrach plików „cookies” lub do czasu ich usunięcia przez Klienta;
- cel jakiemu służą;
- zapewnienie bezpieczeństwa – wsparcie rozwiązań technicznych przeciwdziałających nadużyciom w serwisach internetowych, w tym w Serwisie,
- usprawnienie funkcjonalności Serwisu – polegające na „zapamiętywaniu” preferencji Klienta i służące personalizacji interfejsu;
- określenie wydajności – pozwalają na zbieranie informacji o sposobie korzystania z Serwisu;
- tworzenie statystyk;
- dostarczanie treści reklamowych dostosowanych do preferencji Klienta;
- zapewnienie działania usług i aplikacji – np. pliki uwierzytelniające niezbędne do świadczenia usług wymagających uwierzytelnienia.
- Inne technologie wykorzystywane przez Administratora dotyczą m. in. sygnałów nawigacyjnych w sieci web, pikseli oraz anonimowych tagów sieci reklamowych. Wśród rozwiązań technicznych stosowanych przez Administratora znajdują się przede wszystkim:
– analityka stron www – Google Analytics,
– tagi remarketingowe – Google AdWords,
– usługi Pixel Facebook.